Viele „kleine“ Konflikte entstehen in schlecht moderierten oder gar nicht moderierten Besprechungen.

Für entschlossene und zielorientierte Menschen ist es leicht, in einer Besprechung die Geduld zu verlieren, in der Zeitpläne und Tagesordnungspunkte (sofern es eine gibt) nicht eingehalten werden, in der zwar jeder sprechen kann, aber viele unpassende Äußerungen machen oder andere schweigen, obwohl sie sich zu Wort melden sollten. Dies gilt insbesondere dann, wenn wichtige Entscheidungen, die erhebliche Auswirkungen auf die Arbeit oder das Privatleben der Teilnehmer haben, von den Ergebnissen der Besprechung abhängen.

Die Fähigkeit, Sitzungen zu moderieren, erfordert viele der Kompetenzen eines Coaches: aktives Zuhören, eine klare mentale Struktur und Zeitmanagement, direkte Kommunikation, Feedback und Verhandlungsgeschick sowie das Selbstvertrauen und die Sicherheit, Personen (manchmal sogar Vorgesetzte), die die Sitzung zu sabotieren drohen, „in ihre Schranken zu weisen”.

Um diese Fähigkeit zu vermitteln, reicht es manchmal aus, externe Unterstützung anzufordern, die in einigen Fällen zeigt, wie eine Sitzung moderiert werden sollte, wobei sie natürlich an den Stil und die Unternehmenskultur angepasst wird, das nicht funktionale Verhalten der Teilnehmer aufzeigt, nützliche Instrumente bereitstellt und diese in der Praxis demonstriert, um die Kultur der Sitzungsmoderation schrittweise zu verbessern.

Wenn das Thema jedoch so wichtig ist, dass man kein Risiko eingehen möchte, dass die Sitzung durch Persönlichkeiten oder vermeidbare Fehler beeinträchtigt wird, ist die Moderation durch einen externen Fachmann sehr empfehlenswert.

Der Vorteil einer externen Moderation besteht darin, dass einzelne Personen keinen persönlichen Angriffen ausgesetzt werden und das Team durch das Beobachten und Erleben professioneller Moderationspraktiken mit eigenen Augen wachsen kann.