Viele „kleinere“ Konflikte entstehen in schlecht moderierten oder überhaupt nicht moderierten Besprechungen.

Für entschlossene und ergebnisorientierte Menschen ist es leicht, in einer Besprechung die Geduld zu verlieren, wenn Zeiten nicht eingehalten werden, Tagesordnungspunkte – falls es überhaupt eine Tagesordnung gibt – nicht respektiert werden, alle sprechen können, aber viele unpassend reden oder andere schweigen, obwohl sie sich eigentlich einbringen sollten. Besonders dann, wenn von den Ergebnissen der Besprechung wichtige Entscheidungen abhängen, die starke Auswirkungen auf die Arbeit oder das Privatleben der Teilnehmenden haben.

Die Fähigkeit, Besprechungen zu moderieren, erfordert viele Kompetenzen eines Coaches: aktives Zuhören, eine klare mentale Struktur und Zeitmanagement, direkte Kommunikation, Feedback- und Verhandlungsgeschick sowie das Selbstvertrauen und die Sicherheit, Personen, die eine Besprechung entgleisen lassen könnten – manchmal auch eigene Vorgesetzte – wieder in einen konstruktiven Rahmen zurückzuführen.

Um diese Fähigkeit zu vermitteln, reicht es manchmal aus, externe Unterstützung einzubeziehen: eine Person, die in konkreten Situationen zeigt, wie eine Besprechung moderiert werden sollte, sie selbstverständlich an Stil und Unternehmenskultur anpasst, nicht funktionale Verhaltensweisen der Teilnehmenden sichtbar macht, nützliche Werkzeuge bereitstellt und diese direkt im Feld anwendet, damit sich die Kultur der Besprechungsmoderation schrittweise verbessern kann.

Wenn das Thema jedoch so wichtig ist, dass man nicht riskieren möchte, dass die Besprechung durch persönliche Dynamiken oder vermeidbare Fehler beeinträchtigt wird, ist die Moderation durch eine externe Fachperson besonders empfehlenswert. Der Nutzen einer externen Moderation liegt darin, einzelne Personen nicht persönlichen Angriffen auszusetzen und zugleich das Team wachsen zu lassen, indem es professionelle Moderationspraktiken direkt beobachtet und erlebt.