Molti conflitti "minori" nascono in riunioni moderate malamente o NON moderate del tutto.

E' facile per persone determinate  e focalizzate a raggiungere i risultati perdere la pazienza in una riunione in cui non vengono rispettati i tempi, gli argomenti all'ordine del giorno (se ma ne esiste uno), in cui tutti possono parlare ma molti lo fanno a sproposito o altri tacciono quando invece dovrebbero intervenire. Specialmente quando dai risultati della riunione dipendono decisioni importanti che vanno ad impattare fortemente sul lavoro o vita privata dei partecipanti.

La capacità di moderare riunioni richiede molte delle competenze del coach: ascolto attivo, una chiara struttura mentale e gestione del tempo, comunicazione diretta, feedback e negoziazione, oltra alla confidenza e sicurezza di "rimettere al proprio posto" le persone (a volte anche i proprio superiori) che rischiano di far deragliare la riunione.

Per trasmettere questa capacità a volte è sufficiente richiedere un supporto esterno che mostra in alcune occasioni come dovrebbe essere moderata una riunione, adattandola ovviamente allo stile e cultura aziendale, che evidenzia i comportamenti non funzionali dei partecipanti, che fornisce strumenti utili e li mostra sul campo per far migliorare gradualmente la cultura della moderazione delle riunioni.

Se invece l'argomento è così importante da non voler correre rischi che la riunione sia viziata da personalismi o errori evitabili la moderazione da parte di un professionista esterno risulta molto indicata.

L'utilità di una moderazione esterna è di non esporre le singole persone ad attacchi personali e a far crescere il team osservando e vivendo pratiche di moderazione professionali con i proprio occhi.